복잡한 사무기기 관리, 어디까지 맡길 수 있을까?

회사에서 사용하는 PC와 프린터 등의 사무기기가 늘어나면 

장비를 구입하는 것만큼 관리하는 일도 중요해집니다. 

PC가 느려지거나 프린터가 연결되지 않는 문제부터 

프로그램 오류, 인터넷 연결 장애까지 

업무 중 발생하는 문제의 종류도 점차 다양해집니다.

전산 담당자가 별도로 없는 기업에서는 이런 업무를 총무·경영지원 담당자가 함께 맡는 경우가 많습니다. 

OA유지보수는 사무실에서 사용하는 IT 장비와 업무 환경을 지속적으로 점검하고, 

문제가 발생했을 때 빠르게 대응하기 위한 관리 방식입니다.

OA유지보수란?

OA는 Office Automation의 약자로 사무자동화를 의미합니다. 

일반적으로 기업의 업무에 사용하는 PC, 노트북, 프린터, 복합기, 

소프트웨어와 같은 사무용 IT 환경을 의미할 때 사용됩니다.

OA유지보수는 이러한 장비를 고장이 날 때마다 수리하는 것에 그치지 않고, 

업무에 계속 사용할 수 있도록 상태를 확인하고 설정과 장애를 관리하는 업무를 포함합니다.

다만 ‘OA유지보수’라는 명칭만으로 관리 범위가 정해지는 것은 아닙니다. 

PC와 프린터 위주로 관리하는 서비스도 있으며, 

계약에 따라 네트워크나 IT 자산관리 등까지 범위를 넓혀 운영하기도 합니다.

따라서 유지보수를 검토할 때는 OA 유지보수라는 명칭 그 자체 보다 

실제로 어떤 장비와 업무가 관리 대상에 포함되는지를 확인하는 것이 중요합니다.

OA유지보수 관리 범위

기업에서 관리하는 OA 환경은 단순히 특정 장비 한대에 국한되지 않습니다.

직원이 업무를 시작해 문서를 작성하고, 그룹웨어 시스템에 접속하고, 

자료를 출력하는 등의 모든 업무가 여러 장비와 소프트웨어 끼리 서로 연결되어 있습니다.

모든 OA유지보수 계약에 위 항목이 동일하게 포함되는 것은 아닙니다. 

기업의 장비 구성과 관리 목적에 따라 필요한 범위를 정하고, 

계약 전에 관리 대상과 지원 조건을 구체적으로 확인해야 합니다.

일회성 장비 수리와 OA 유지보수의 차이

수리와 유지보수는 비슷해 보이지만 커다란 관점 차이가 있습니다.

PC가 켜지지 않아 고장 난 부품을 찾아 교체하거나 프린터의 고장 부위를 수리하는 것은 

문제가 발생한 뒤 정상 상태로 되돌리는 사후 대응에 가깝습니다.

유지보수는 사후 장애 처리뿐 아니라 

장비의 현재 상태 및 설정 점검을 통한 사전 예방이 이루어지며, 

반복되는 문제에 대한 근본적인 원인을 해결합니다.

예를 들어 특정 PC가 계속 느려진다면 단순히 부품을 교체하는 것에서 끝내지 않고 

저장장치 상태, 메모리 사용량, 운영체제와 프로그램 환경 등을 함께 확인할 수 있습니다.

여러 대의 장비를 복합적으로 운용하는 기업이라면

이러한 유지보수 관리가 업무 지속성을 결정짓는 중요한 요소가 됩니다.

OA유지보수 도입 시기에 대한 검토 기준

OA 장비를 관리하는 방법은 

회사의 규모와 장비 수, 업무 환경에 따라 달라집니다.

장비가 많지 않고 IT 문제 발생 빈도가 낮다면 

인사 총무 담당이 직접 관리하거나 문제가 생겼을 때 필요한 수리를 요청하는 방식으로 운영할 수 있습니다.

반면 PC, 프린터, 네트워크 장비의 수가 늘어나고 

직원들의 기기 고장 문의가 반복되기 시작하면 담당자의 업무 부담도 커집니다. 

어떤 PC를 누가 사용하는지, 장비를 언제 구입했는지, 

어떤 프로그램과 설정이 적용되어 있는지 파악하는 일도 필요합니다.

이러한 관리 겸직이 반복된다면 본연의 업무에도 지장을 주므로 

전문 유지보수 업체를 통해 OA 환경을 관리하는 방법을 검토할 수 있습니다.

OA 유지보수 업체 선정 기준

사무실에서 발생하는 장비 문제는

한 장비만 확인해서는 원인을 파악할 수 없는 경우가 많습니다.

예를 들어 프린터에서 출력이 되지 않는다고 해서 

무조건 프린터 자체의 고장이라고 보기는 어렵습니다.

PC의 드라이버 설정이 잘못되었거나 네트워크 연결에 문제가 생겼을 수도 있고,

IP 설정이나 네트워크 환경을 확인해야 할 수도 있습니다.

인터넷이 되지 않는 경우 역시 PC 문제처럼 보이지만

랜 케이블, 스위치, 무선 AP, 통신사 회선 문제등 다양한 구간에서 원인이 발생할 수 있습니다.

이처럼 기업의 업무 인프라는 PC, 프린터, 

네트워크 등 여러 요소가 서로 연결되어 있기 때문에

장애가 발생하면 증상이 나타난 장비뿐 아니라

연계된 항목을 함께 확인해야 원인을 정확하게 파악할 수 있습니다.

특정 장애 발생시 업체 마다 서로 책임을 전가하는 문제는

바로 여기서 부터 시작됩니다.

그래서 각 영역 마다 업체를 별도 계약 하는 것 보다는

가능한 많은 영역을 폭 넓게 관리할 수 있는 업체를 찾는 것이 유리합니다.

CHANGLI는 OA 통합 관리가 가능한 업체입니다. 

창리정보통신은 기업에서 사용하는 PC와 프린터뿐 아니라 

네트워크, NAS·스토리지, 데이터 보안 등 

업무 IT 인프라 전반의 관리를 함께 다루고 있습니다.

OA 장비에서 발생한 문제가 PC 자체의 문제인지, 네트워크 연결 때문인지, 

다른 IT 인프라와 관련된 문제인지 확인해야 하는 경우 

여러 영역을 함께 살펴볼 수 있다는 점이 중요합니다.

유지보수 범위는 기업이 사용하는 장비와 

업무 환경에 따라 달라질 수 있습니다. 

현재 사용 중인 PC와 프린터, 네트워크 및 

기타 IT 장비의 구성을 정확하게 파악하기 위한

사전 실사 부터 취약점 분석, 서비스 체계 설계, 

빠른 대응을 위한 헬프데스크 창구와 전담 매니저 배정까지

체계적으로 도와드리고 있습니다.

반복되는 OA 문제로 업무에 지장을 겪고 계시다면

전문가 상담을 통해 필요한 유지보수 범위를 검토해 보시기 바랍니다.